Het begrip "archief" moet ruim geïnterpreteerd worden. Het gaat om alle
vormen van gegevens die onze instelling in uitvoering van haar opdrachten
gevormd heeft. Dossiers, registers, steekkaarten, briefwisseling,
elektronische bestanden, databanken, e-mails, foto's, platen, plannen en
plattegronden, publicaties en brochures, ... vormen allemaal een onderdeel
van het instellingsarchief. Boeken, tijdschriften, brochures en folders
van andere instanties dan de sterrenwacht vormen eerder documentatie en
behoren dus niet tot ons archief
Er bestaan verschillende vormen van archief :
een dynamisch archief : is nog actief in dienst
een statisch archief : of historisch archief
een semi-dynamisch archief : wordt soms nog geraadpleegd door de dienst
1.2 waarom archiveren
Het is de bedoeling om de toekomst te voorzien en een echt documentbeheer te
organiseren ivm de werkprocessen, sinds het opmaken van de documenten
tot hun vernietiging of hun bewaring voor historisch nut.
Daarnaast hebben wij ook de wettelijke verplichting om ons archief neer te
leggen bij het rijksarchief.
1.3 waar bevindt het zich op de sterrenwacht
Het hoofdarchief bevindt zich in vier verschillende lokalen in de kelder van
het hoofdgebouw.
37 : briefwisseling, boekhouding en personeelszaken vanaf 1980
40 : het modern wetenschappelijk archief
40a : schilderijen, foto's en museumstukken
41 : historisch archief alle administratieve en wetenschappelijke
gegevens tot 1980
Hiernaast zijn er nog verschillende kleine archieven, die beheert worden door de
wetenschappelijke dienst in kwestie, zoals de zon en de seismologie.
1.4 de archiefselectielijst
Niet alle archiefstukken zijn de moeite om bewaard te worden. Maar wij
kunnen niet zomaar stukken zelf vernietigen, hiervoor hebben wij de
toestemming nodig van het rijksarchief. Aangezien het onpraktisch is om
telkens het rijksarchief te consulteren, hebben wij een
archiefselectielijst opgesteld. Aan de hand hiervan kan je zelf
selecteren, wat we bijhouden en op welke termijn. (zie bijlage 8.1) De nederlandstalige selectielijst van de KSB
